Tip bernegosiasi dengan pemasok Anda

Rundingkan keluhan Anda akan listrik, gas atau air dengan layanan call center terlebih dahulu:

Carilah siapa yang menerima telepon Anda dan tulis nama dan jabatan mereka
Beritahu mereka tentang masalah Anda, tanyakan apakah mereka dapat membantu dan apa yang akan mereka lakukan
Tulislah percakapan Anda dan juga waktu serta tanggal percakapan
Jika setelah perundingan masalah tetap tidak terselesaikan, mintalah untuk berbicara dengan seseorang yang lebih senior
Jika Anda tidak dapat berbicara dengan seseorang yang senior di perusahaan, hubungilah Energy & Water Ombudsman (EWON) untuk meminta bantuan
Jika masalahnya rumit dan tidak mendesak, akan lebih baik untuk menulis surat ke orang yang berwenang menangani keluhan Anda.

Merujuk ke senior

Ketika Anda mengajukan keluhan melalui telepon, biasanya Anda berbicara dengan operator layanan pelanggan yang bertindak menurut panduan yang ada. Seringkali sulit untuk bernegosiasi di luar panduan tersebut, atau mendapatkan informasi tentang topik tertentu. Jika hal ini terjadi, Anda berhak berbicara dengan seseorang yang senior di perusahaan itu.

Apa yang harus Anda katakan?

Baik saat Anda menulis ke perusahaan, atau berbicara melalui telepon, hal-hal berikut harus diperhatikan:

1. Upayakan menjelaskan ke pemasok Anda tentang persoalan Anda secara tepat, dan dengan sejelas mungkin. Jangan terlalu mendetil atau berbelit-belit kecuali keluhan ini memang rumit. Jika diperlukan detil, lakukan sebagai berikut:

Tanggal dan waktu kejadian
Keterangan kejadian
Keterangan pembicaraan per telepon, surat dan pertemuan
Penjelasan lain yang menurut Anda penting.

2. Mintalah tindakan:

Jika masalah Anda penting, beritahukan pada mereka dan jelaskan sebabnya
Sarankan tindakan yang Anda pikir harus diambil untuk menyelesaikan persoalan
Jika masalah tidak dapat diselesaikan dengan segera, mintalah bukti penerimaan surat atau telepon Anda secara tertulis dengan keterangan tentang berapa lama mereka pikir hal ini dapat diselesaikan
Anda juga boleh meminta keterangan tentang proses penyelesaian keluhan mereka

3. Katakan pada mereka apa yang akan Anda lakukan jika persoalan tidak terselesaikan

Tegaslah tetapi sopan
Anda dapat mengatakan pada orang tersebut jika keluhan tidak terselesaikan, Anda akan membawa masalah ini ke EWON atau pihak berwenang lainnya.

Tip-tip lainnya:

Simpan salinan

Simpan salinan dari semua surat yang Anda terima dan kirim, dan dokumen atau catatan penting lainnya. Anda mungkin akan membutuhkannya untuk menyediakan informasi lebih lanjut, sehingga akan sangat membantu jika Anda dapat dengan mudah menemukannya dan menggunakannya untuk mendukung tuntutan Anda.

Gigihlah

Jika tidak terjadi apa-apa, hubungi perusahaan untuk menanyakan mengenai perkembangan keluhan Anda. Yakinlah bahwa masalah itu tidak akan dibiarkan jika tidak terselesaikan.

Bagaimana jika saya tidak berhasil?

Jika masalah Anda tidak terselesaikan, atau tidak diselesaikan dalam waktu yang wajar, Anda dapat menghubungi EWON